“Запись (record): Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществления деятельности” (п. 3.7.6 ГОСТ Р ИСО 9000-2008). Это информация, которая в своем конкретном оформлении образует один из видов документации организации внутреннего происхождения – информационной документации. С переходом на процессный подход в управлении организацией, записи по своей сути – это информация обо всех процессах СМК.

            Информация о ходе каждого процесса является неизменяемой документацией, создаваемой многократно в ходе его функционирования. Она предназначена для выполнения трех функций:

            1) управления процессом на основе фактических данных о его состоянии (фактических значениях параметров и характеристик);

            2) подтверждения уровня качества и характеристик продукта процесса (результата на выходе процесса);

            3) подтверждения эффективности управления процессом (достижения требуемого соответствия между результатом и затраченными ресурсами).

            Любая из этих функций может выполняться только в том случае, если владельцы процессов СМК и их руководители выстроят четко структурированную систему поступления информации, или записей о результатах каждого из процессов СМК.

            Для полноценного управления необходимо наличие как минимум плановых и фактических сведений о протекании процессов СМК (Рис.).

            Причем по отношению к конечному потребителю их результатов, и плановые, и фактические сведения характеризуются двумя группами выходов процессов.

            К первой группе относятся “продукты процессов”, которые собственно ожидают получить потребители на их выходах с определенными свойствами (параметрами и характеристиками). Информация о “продуктах процессов” содержится в спецификациях, документально оформленных в виде, например, технических условий, чертежей, требований конкретных договоров между организацией и ее контрагентом – заказчиком или покупателем.

            Вторая группа выходов – это “ показатели процессов”, которые должны “выдерживаться” в диапазонах параметрических отклонений, допустимых для получения на выходе “продуктов процессов” с требуемыми для потребителей значениями параметров и характеристик. С точки зрения принятия своевременных решений на осуществление корректирующих воздействий на ход процессов (управления ими по отклонениям), их показатели должны быть максимально информативны и в этой связи могут представляться набором контрольных точек внутри каждого из процессов СМК, например, на входе и выходе отдельного подпроцесса или операции. Значения параметров контрольных точек сначала задаются в планах (планах управления), а затем учитываются по фактическим значениям в специальных отчетах о ходе процессов.

            Следует отметить, что из 14 упоминаний в разделе 7 “Процессы жизненного цикла продукции” ISO 9001:2008 о записях, не все они (эти записи) должны вестись в отдельно взятой организации. Должно выполняться базовое требование п. d) 7.1 стандарта о записях, указывающее, что организация при планировании процессов жизненного цикла продукции должна установить подходящим для себя образом “записи, необходимые для обеспечения свидетельства того, что процессы… и продукция соответствуют требованиям”.  

             Это означает не что иное, как то, что организация на стадии планирования процессов (их выделения, описания и регламентации) должна самостоятельно определиться со структурой “полезных” и необходимых записей из всего их состава (всего упоминаний о записях в стандарте - 22): нет функции – нет процесса, поддерживающего эту функцию и, следовательно, нет записи о ходе несуществующего процесса.

            В частности, обязательными записями для любой организации являются те, которые устанавливаются п. 7.2.2. стандарта: управление ходом процессов СМК по целям (см. Рис.), как это было показано выше, требует ведение записей по “продуктам процессов” и по “показателям процессов, или контрольным точкам в обеспечение анализа требований, относящихся к продукции.